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迅速有效的完成工作
 
      只有迅速有效地做好每一项工作,就可以避免许多杂乱无章的事情发生。
      有句口号叫“向效率要时间”,就是说较高的工作效率可以争取到较多的时间。
      相反,浪费或者不善于安排时间,会出现工作效率低下的现象。可见,时间与效率是相辅相成的。下面介绍一下,优秀的员工如何利用有限的时间去完成更多的工作。要清楚准时完成任务的重要性。
       作为一个能干的员工,对大量不成文的“规则”,就是一般老板认为员工“想当然”会遵行的事,应该清楚。
       你的任务是要在指定的时间内完成工作,老板最不喜欢下属凡事都打借口。认真完成每一份差事,别等他人来提醒你,尤其是那位职位比你高的人。
       若公司是采用流水作业制度的话,那么当同事将完成了一部分的工作交给你接手时,可要小心检查一遍,一旦有错误,请对方先整好,同时要清楚了解你需要完成的那一部分。遇到难题时,最好自己来解决,或请教同事,最好不要将问题带到老板面前。
       如果你的权力不足以解决问题,你向老板报告时,就提出自己的意见吧,让他知道你具有随机应变的能力。再者,不要在办公室树敌,在决定某件事情是否值得争取前,先考虑它对工作的影响,造成的损害是暂时的还是长期的?值得因些而与对方作对吗?你有必胜的把握吗?
        还有,不要在公共场所高声谈论公司业务,就是在私底下,也不可以故意透露业务方针。
        面对堆积如山的工作,你可能感到心情烦闷,情绪紧张,无法摆脱工作的阴影,就算与朋友一起饮茶聊天,也不会开怀大笑。你可能埋怨说:”我的工作能力太差,事情总是不能做完,反而日渐累积起来。“实际上每个人的办事能力都差不多,关键在于他们怎样处理事情,若你想用最少的时间,发挥最大的工作效率,你必须注意以下几点:
        1、为每件工作定下最后完成的时间,除非在很特别的情况下,不然不要拖延。
        2、对于不是自己份内的工作,坚决地说个”不“字。
        3、如果你整天的工作排得满满的,应该把一些必须马上完成的事情抽出来,专心处理。
        4、假如你觉得自己的心情不好,应先放下工作,让自己有松弛的机会,待心情好转时再投入工作。

          5、中午时间,不要安排太多的会议,你可以利用早餐时间会见客户,尽量利用每一个机会。
        6、若你能用电话直接处理事务,就不要浪费时间写信。
        7、把文件整齐排列,你不需费时找寻资料报告。

        怎样发挥最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤:
        定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住,因些档案是非常重要的。若你的部门本身不重视,或你已有秘书代劳,那奉劝你应设一个私人档案柜,帮助记忆,也有利于有需要时翻阅。
        手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候,你呆在办公室里,或经常外出,无论大小约会、有关事项,最好用笔记下来,办好的就删掉一些,每天翻看,确保万无一失。
        不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次,因此许多事情是需要立即进行的,不应搁置,一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时,应立刻分类,可以丢弃的、应该入档案的,或者编入办事日历......工作就会一天天顺畅的进行了。
         刚刚工作的人,终日埋在文件堆里,却发觉根本没有完成任何大文件。
         那么请坐下来检讨一下,并不是你的工作能力有问题,只因为能力根本没有发挥。
         有的白领人士优柔寡断,也不知怎么去克服它。下面是一些解决办法:
         如:这项计划是否值得投资?
         第一,写下所有好的与坏的可能性。可以加点想象力、逻辑学,甚至不合逻辑的,以防挂一漏万。将每一个可能性详细分析,要是想来想去它只是有一个好处,那它就不值得你再伤脑筋了。
        第二,计算每一个可能性。翻一下过去类似的经验,你有什么新看法或新念头?写下到底你希望此计划得到些什么好处,再研究下每个计划能够达到你需要的何种程度?经过以上的区别,就能选出最有价值的可能性了。
       这时可以让选择变成决定,将其他可能性忘掉,将你的精力放到这个决定上。
       有时,一个可能性计划能否实现,与你对它的信心程度有很大关系,以及你如何去实践。如果你不立即行动,什么计划也只是空中楼阁。
       在你放假的日子里,工作应该如何分配?那些重要的工作能否交给他人去做?

       请先将工作分门别类。将那些文件批改、存入档案等琐事,交给同事去办吧,反正都是琐事,与权力无关,也对职位无直接影响。
       但是,一些重要的事,如某项任务的计划书,下一年度的财政预算等,最好由自己去做;如果假期比较长,不能留待放完假后才做,可先将它交给得力助手做,但最后的决定仍有自己控制。
       假期完了,当你发现交出去的工作全部处理妥当,并且某同事似乎把工作当作份内事,没有交还给你的意图,又该如何是好?
       若对方是你的直辖员工, 爽快地问他,做过一次有没有困难,顺便告诉他,谢谢他的帮忙,下次由你自己做好了。若是他并非你的下属,可向他的主管要求收回任务,但要表现得自然客气。

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